有相关权限的用户可以对指定人员发送会议通知，并可以随时查阅会议通知。可以在发送会议通知时设置该会议的参加人员和发放范围，同时以邮件和短信形式发送给指定人员，有效结合当前各种通讯资源，使信息的传递更为及时。建立现代化的会议制度，确保会议的必要性和功效性。