电子邮件现在已极为普遍，这是一个节省时间和金钱的有效工具，它使你能几乎时刻与你的客户和办公室保持联络。因此，如果使用得当的话，将为你和你的组织展现一种积极的形象。

而如果使用不当，则会得罪潜在的客户，并使你由此博取并不希望得到的名声。

    业务上的谬误常常会得罪客户，也许谬误本身并不是作俑者，然而一旦其与其它的失策融合在一起，或是同样的错误屡屡发生，将不但对你个人，也对你的公司造成伤害。

    下面是商界人士在日常使用电子邮件过程中常见的几种错误，以及如何改进商务行为的建议。

提高个人信件效率

    仔细看一看在与某个人联络时，你是如何使用电子邮件群发软件的。在你的一对一的通信中，注意以下6条提示尤为重要。

    1.使用醒目的主题栏。当收到电子邮件时，人们常常用两种方法来确定邮件的重要性，即发件人和主题栏。

对于一封在主题栏标记“提醒“的邮件，和另一封标记“提醒：12月3日2:30 p.m.办公室开会“的邮件，其处理起来是大不相同的。

    2.作为一项准则，邮件应尽量正式化。不要以为别人都会按你所想要表达的意思去理解。为了避免曲解人意，当你与并不是十分熟悉的人联系时，要尽量直截了当。这一点在群发邮件时更是显得重要。

    3.需要校正什么？由于打错或拼错单词而造成可信度的丧失是常见的事情，那么不妨多花几分钟，用拼写检查工具对邮件检查一遍，并重读一下邮件，确保邮件前后一致和准确。

    4.将每一封邮件打印出来仔细审阅。这很可能浪费公司纸张和你的时间。取而代之的是，使用更有条理的方法，将来件和发件存放在相应的邮箱里，比如“员工会议记录“和“热销产品提示“。

有些软件，诸如Eudora（www.Eudora.com）和Lotus Notes（www.Lotus.com）能根据发件人、主题或是邮件正文中的关键词自动将电子邮件分类。

    5.定期查看和回复电子邮件。由于电子邮件使得你与公司内部，与你的零售商、供应商、咨询人员以及顾客的联络变得极为容易，因此，专业人员都希望你定期检查电子邮件。

良好的开端是每隔几小时检查一次。在商务活动中，回复邮件（即便只是一些感谢信）是每个工作日中该做的事情。

    6.使用多个商务电子邮件帐户。这肯定能加快你的工作效率。方法是：使用一个帐户处理商务，另一个帐户处理个人或其它事务，然后让别人使用相应的邮件帐户与你联系。

减少对电子邮件的渴望将使你在工作和家庭生活中更加得心应手。

“免费电子信箱有什么不同？最多也就是容量大小不同了。”其实不然，Internet上的免费电子信箱还有许多的花样。通常我们将免费电子信箱可分为三种：

1、免费Web电子信箱；2、免费POP3信箱；3、免费转信信箱。

　　免费Web信箱　这样的信箱收发信件必须登录到该网站上，看信写信一般也是在线进行的，这种免费电子信箱是比较老式的信箱服务，比较有名的是Yahoo信箱、Hotmail信箱。

由于具有致命的缺陷——浪费时间、速度慢，所以现在已经很少有人使用了。不过使用Web收信的惟一好处是对于经常出差在外的朋友，可以随时随地上网看信。

　　免费POP3信箱　POP3是一种高级网络协议，全称为Post Office Protocol Version 3。使用该协议，用户使用客户端软件能够动态地、有效地访问服务器上的邮件。

简单言之POP3是一种能够让客户端软件提取驻留于服务器的邮件的协议。这里我们所说的客户端软件，也就是平时经常介绍的Outlook、Foxmail等。

免费POP3信箱你仍然可以在Web上操作，而且还可以将邮件介绍到本地硬盘中查看。POP3信箱可以使用各种E－mail软件，直接把信收到自己的电脑上，写信、读信都可在离线情况下进行，而不必登录到网站上，从而节省了大量的时间，速度也较Web信箱快许多。

现在免费POP3信箱相当流行，如我们经常看到的263、网易、21CN邮箱。

　　免费转信信箱　其实这种信箱只是一个中转站，它负责把发到这里的信通通转到你的真实信箱，免费转信信箱在国内有126.com，国外有iname.com和bigfoot.com等。

使用这种邮箱主要的好处在于，国内提供免费E－mail站点越来越多，多数网友一般都拥有多个E－mail地址，为了及时查阅信件不得不在各站点间奔波，多有不便。而变更E－mail地址就更麻烦了，每次改换都必须花很多时间把你的新E－mail地址告知朋友。

通过转信邮箱，就可省去这个麻烦：因为别人是把信先发到转信地址上再转入你真正的邮箱里，这时你只要把转信指针指到新邮箱上即可，别人仍可以使用转信邮箱给你写信。

从表面上看，你的邮箱并没有变化，用不着通知任何人。