企业数字化管理痛点：系统权限混流程乱，何解？
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admin
2024年12月31日 8:32
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企业数字化转型建设为什么成功率总是不高，总是在磕磕绊绊、反反复复中进行？为什么系统上线以后并未达到预期的效果反而让管理愈发混乱？究竟是系统的错还是管理的问题？今天老杨就来剖析一下企业数字化建设过程中的那些混乱。系统上线应用以后随之面对的一个问题就是系统的权限分配与管理，但当前大部分传统企业在此问题上存在的问题是：1.业务部门无权限管理意识，认为权限管理是信息部门的事；2.企业缺乏权限分配与管理的机制，在系统权限管理上存在任意性；3.缺乏权限分配审核机制，导致权限分配与回收管理混乱；4.在技术上缺乏相关投入，导致权限过程管理复杂且工作量大，易疏漏；说个案例吧，某企业CIO在群内就系统权限管理的问题求助，内容如下：该公司为集团化企业，上线应用的业务系统非常的多，其细化的业务系统功能多达上千，这对系统的权限管理带来了不小的挑战，同时企业的组织层级也非常复杂，存在一人多岗兼职的情况，在人员的权限管理上经常会遇到少开或者多开的情况，导致有些人员权限过大，可能存在直接访问高敏感功能模块或数据的情况；但也存在部分员工为规避责任而拒绝开通某些功能权限的情况，面对如此复杂的权限管理是否有更好的解决方案？以上案例问题并非个案，在大部分传统企业中普遍存在，随着企业数字化转型建设进入深水区，在缺乏统一管理的情况下，同时又在很多软件公司的公关下，各业务部门、各领导喜欢买各种高大上的软件，进入“群魔乱舞”的数字化建设“战国时代”，在系统引进渠道、引进方式上缺乏约束，进入有需要就引进的随性状态，导致系统孤岛化、功能冗余化，而面对此种状态由于信息部门本身影响力不足，无话语权，导致“三不管”，即：管不住、 管不了、没法管，总之就是一个字：乱，每个系统的组织架构混乱、数据混乱、同时权限管理也混乱。有业内人士建议：技术上的问题还是用技术的方式来解决，上一套统一权限管理系统，那么此方法的问题就在于：第一，需要系统建设成本，这对于一些传统企业而言似乎很困难，且这种系统建设对于前端业务而言几乎是无感的，领导很难感知其价值存在；第二，需要花费大量的时间、精力做过程统一管理，业务部门能否配合是未知数；所以还是要在解决最根本的管理问题，从制度着手。当前传统企业数字化系统权限管理的痛点有如下：1.企业员工拥有什么系统功能权限没有统一标准，容易造成权限错配情况，授权效率低；2.企业员数字化能力不足，不知道要申请什么权限，而权限管理人员也不知道该授予什么权限，有时全凭员工岗位去推测，有时则需要线下沟通，反复确认，费时费力，还易出错；从以上不难看出，数字化建设永远都是制度先行，老杨认为要解决系统授权管理混乱的问题还是要从技术与管理两个方面同时进行：第一，系统上线之前信息部门就要与软件公司、业务部门及主管领导就系统权限管理问题达成共识，形成权限分配表、权限申请流程图，以此做为后续管理工作的标准及依据；第二，信息部门可将部分业务场景的管理权限下放至业务部门归口管理，每个系统基于功能设置相应的业务负责人，与业务负责人共同制定权限/角色的申请，变更和移除审批流程，以此降低信息部门的权限管理工作量及赋权出错率；第三，有条件的企业还是要上一套系统权限集中管控平台，统一用户管理、统一赋权管理，提升权限管理效率；从以上不难看出企业系统权限管理的混乱不仅影响效率，同时还会带来数据安全风险，直接影响数字化建设价值的体现，其实不仅是数字化系统的权限管理会影响系统的正常应用，在流程管理上大部分传统企业仍存这样的问题： 流程内容发起错误，应该用A流程，却发起B流程审批；面对以上问题这个时候企业内质疑声此起彼伏，是选型错误吗？是软件的问题吗？为什么用了数字化软件线上审批，工作效率为什么比纸质还低？1.流程审批者习惯用纸质手段，以软件不好用为借口不登录系统，排斥信息化手段，最后造成线上、线下同时走流程的尴尬局面；2.个别管理者习惯难以改变，以日常工作忙为借口，经常不登录系统，造成大量流程审批积压；3.流程审批节点设置不合理，上线前未经开会讨论，就将线下混乱的流程审批直接照搬至上线，造成流程审批愈加混乱；4.流程审批过程中权责不明，或者审批者为避免担责加入多个会签环节，造成流程审批节点冗长；5.企业组织设置不合理，用户一人兼多职、多角色，当职责发生改变时，导致流程报错；6.流程发起权限设置有问题，用户胡乱发起与审批节点不相符的流程，导致流程报错、退回；7.审批人责任心差，审批过程把关不严，导致流程在最后审批环节被退回，重新修改再审批；从以上的这些问题我们不难看出，流程问题有习惯、意识上的，但大部分都是管理上的问题，究其原因就是企业未做全面的流程优化梳理，将线下纸质审批本就混乱的流程与管理思维一股脑的都照搬到线上，结果导致后期流程运行过程中一系列问题的发生，所以领导权责划分、流程梳理非常重要。那么如何做流程梳理？老杨将相关流程梳理工作内容、步骤总结如下：①企业一把手召开流程梳理及优化动员会议，明确相关流程梳理权责；②将流程梳理、优化责任落实到业务条线，首先做线下流程梳理；③业务部门将流程梳理、优化完毕后进行汇总，召开专项会议进行流程分析、确认；④召开以企业一把手、分管副总参加的流程优化专项会议，最终确定流程优化成果，确定流程权责、各项制度保障措施。以上工作做完以后接下来就是实行阶段，老杨认为不管是权限管理还是流程管理最重要的还是执行落地环节，如果制度落实不到位、监管不到位、绩效考核部到位，随着业务的发展权限管理、流程管理又变得混乱不堪，又会影响正常业务的开展，这是时候是技术的不足还是管理的问题就一目了然。
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该文章在 2024/12/31 11:35:09 编辑过
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